Ивентопедия

Статьи по теме

Чек-лист мероприятия (конференции) для ивент менеджера

7687

Чек-лист компании Volkswagen, презентация модели Jetta

Чек лист мероприятия (конференции) на примере презентации автомобиля.  Чек лист будет полезен ивент менеджеру для организации мероприятия как шаблон (пример). 

1. Подготовительный этап

1.1. Проверка наличия автомобилей к началу мероприятия (Кортеж)

1.2. Разработка концепции мероприятия, сценарий, музыкальное сопровождение, видеоряд, бюджет, подрядчики и т.п.

1.3. Формирование рабочей группы по подготовке мероприятия, распределение обязанностей

1.4. Написание задания подрядчикам, ответственным за мероприятие:

сценарий (Event агентства), свет, звук, кейтеринг, гардероб, развлекательная часть, фотоотчет и пр.

1.5. Разработка меню мероприятия

1.6. Разработка/заказ подарков гостям мероприятия

1.7. Разработка/заказ подарков Клиентам модели  Jetta (количество рассчитывается исходя из планов продаж модели)

1.8. Заказ достаточного количества информационного и рекламного материала в салоне дилера (каталоги и прайс-листы по модели, буклеты по предоставляемым услугам в салоне дилера)

2. Согласование

2.1. Согласование всех элементов подготовки к мероприятию (сценарий, тексты выступлений) и макеты (пригласительные, оформление места проведения, сувенирная продукция и пр.)

3. Рекламная кампания

3.1. Разработать рекламную кампанию, анонсирующую появление автомобиля в салоне, с приглашением Клиентов на индивидуальный тест-драйв

3.2. Согласование рекламной кампании        

3.3. Согласование медиаплана кампании и макетов (наружная, печатная, радио-, интернет-, ТВ-реклама)

4. Приглашения

4.1. Составить список гостей, которых необходимо пригласить на мероприятие (возможно, сделать предварительный обзвон, чтобы проверить базу данных на наличие верных адресов). Рассылка приглашений

5. Оформление

5.1. Оформление зоны продаж

Для этого используются POS-материалы: панно, плакаты для штендеров

5.2. Оформление территории

Подготовка территории вокруг салона: флаги на флагштоки, оклейка фасада здания, оформление зоны парковки

5.3. Подготовка демо-автомобиля

Оклейка автомобиля, заказ подномерных табличек с надписью «Новый Jetta», выставление автомобиля в центре салона под покрывалом

5.4. Подготовка тест-драйва

Выбор и согласование маршрута тест-драйва, подготовка тестового автомобиля

(оклейка), разработка графика тест-драйва

6. Не забыть

6.1. Не забыть о бэджах, визитках, регистрационных стойках.

6.2. Согласовать с подрядчиками график работы (ввоз оборудования, монтаж, демонтаж) на мероприятии

7. Внешний вид

7.1. Обеспечить идеальную чистоту, наличие внешних и внутренних указателей и образцовых условий в месте проведения мероприятия

8. Проверка готовности к мероприятию

8.1. Проверьте себя еще раз по чек-листу. Все ли готово к мероприятию? Лучше всего сделать прогон всей программы, чтобы избежать непредвиденных моментов.

8.2. Не забывайте проинформировать все службы: ресепшн, отдел продаж, сервиса и т.п. — о готовящемся мероприятии

9. Работа со СМИ

9.1. Подготовка пресс-материалов по мероприятию (пресс-релиз по мероприятию, пресс-кит по модели (запрашивается у импортера). Рассылка информационных материалов по базе целевых СМИ. Приглашение ведущих пишущих журналистов на мероприятие

10. Гостеприимство

10.1. Не забывайте быть гостеприимными. Лично поприветствуйте столько гостей, сколько возможно

11. Follow-up

11.1. Анализ эффективности

Не забывайте оценить эффективность проведенного мероприятия.

Появилась ли ответная реакция со стороны гостей? Сколько тест-драйвов организовано?

Сделана ли предварительная запись? Что можно учесть и улучшить при проведении следующего мероприятия?

11.2. Мониторинг

Мониторинг вышедших по итогам проведенного мероприятия материалов в СМИ, рассылки пресс-релиза. Подготовка пресс-клиппинга по итогам вышедших статей

11.3. Отчетность

Подготовьте отчет по проведенному мероприятию (форму для отчета можно скачать на сайте компании в разделе «Маркетинг/формы отчетности/отчет по мероприятию». К отчету должны быть приложены актуальный чек-лист мероприятия, сценарий мероприятия, фотоотчет, документы об оплате (сводная таблица затрат, копии платежных поручений, подтверждающих факт оплаты, копии счетов-фактур, актов, накладных)

11.4. Благодарность

Поблагодарите всех, кто внес свой вклад в успех мероприятия. Например, можно разослать благодарственные письма всем подрядчикам и Клиентам


Автор: Александр Шумович

Книга: Великолепные мероприятия.  Технологии и практика event management.

Издательство: Манн, Иванов и Фербер

http://www.mann-ivanov-ferber.ru/

 

Оставить комментарий

Комментарии:

Станьте первым кто оставил комментарий к этому материалу.