Ивентопедия

Статьи по теме

Как составить план мероприятия (конференции)

2502

Как составить план мероприятия (конференции)?

Лучше всего, если у вас уже есть план предыдущего мероприятия, которое прошло исключительно успешно и вам нужно лишь внести коррективы. Даже если мероприятие не было слишком удачным, все равно хорошо, если план сохранился. Это значит, что вы сможете его использовать, поскольку знаете, где и что нужно исправить.

Если же такого плана нет, придется составить его в первый раз.

Вот несколько советов:

1. Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.

2. Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.

3. Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпойнты — контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиабилетов приглашенного докладчика или др. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, временем, за которое доходит корреспонденция до адресатов; временем, необходимым на печать буклета, и пр.), так и с какими-то календарными датами (праздники, дни конкурирующих мероприятий, выставок и т.д.).

4. Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом:

не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы...

5. Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть плана, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.

План готов, приступайте к его реализации.

Если слуга будет думать только о том, что ему предстоит сделать в течение дня, он сможет сделать все. Приниматься нужно только за то, что можно закончить в течение одного дня. Завтра будет тоже только один день.

Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век

 


Автор: Александр Шумович

Книга: Великолепные мероприятия.  Технологии и практика event management.

Издательство: Манн, Иванов и Фербер

http://www.mann-ivanov-ferber.ru/

Оставить комментарий

Комментарии:

  • 29.08.201919:50
    Вячеслав

    Перезвоните мне пожалуйста 8 (812) 389-60-30 , для связи со мной нажмите цифру 1, Вячеслав.

    Ответить