После мероприятия (конференции)
Что необходимо сделать после мероприятия (конференции)?
1. Написать финансовый отчет
Завершающий этап мероприятия — вы пишете окончательный финансовый отчет, потому что после завершения мероприятия часто выясняется, что где-то вы переплатили, а где-то, наоборот, сэкономили. В любом случае окончательные цифры отличаются от предварительных, и только после мероприятия можно подготовить финансовый отчет. Постарайтесь сделать это максимально быстро. Когда мероприятие прошло и больше нет внешних стимулов торопиться, появится соблазн все оставить как есть и вернуться к отчету через некоторое время. А это очень рискованно, так как вряд ли когда-то у вас появится столько свободного времени. Не стоит ни на день откладывать завершение всех финансовых дел. Постарайтесь расплатиться быстро с вашими поставщиками и еще быстрее собрать деньги с должников.
2. Проанализировать оценочные анкеты участников
Если в анкете стоит результат ниже «хорошо», это всегда сигнал, что нужно предпринять какие-то действия. Например, както компенсировать Клиенту его неудовлетворенность.
3. Подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи
Необходимо оценить, насколько успешны результаты мероприятия, реализованы ли цели и задачи мероприятия.
4. Подготовить статистический анализ состава участников, опубликовать фотоотчет о мероприятии
Для этого вам потребуется сайт вашего мероприятия.
5. Подготовить окончательную и уточненную базу с контактами всех участников мероприятия
Это понадобится для рассылки финального благодарственного письма.
6. Провести анализ самого проекта с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий
Это скорее внутренний документ. Тем не менее заранее утвердите все необходимые формы отчетности. В случае мероприятия с большим числом участников используйте специализированные компьютерные программы.
Убедитесь, что отчеты: он-лайн-версии материалов, презентаций, фотоотчет, меморандумы, решения-обращения и пр. — доступны соответствующим категориям участников.
По окончании программы постарайтесь как можно раньше подвести все итоги. Это поможет сохранить интерес к прошедшему мероприятию и настроит людей на участие в следующих.
Менеджер прошедшего проекта (руководитель команды организаторов) после мероприятия должен подготовить отчет. А вся команда должна обсудить прошедший проект на общем собрании — так называемый разбор полетов. Будет правильным, если на этом собрании первым начнет высказывать мнение самый младший из членов команды или новый работник и далее — по старшинству. Это делается для того, чтобы мнение более старших и авторитетных работников не повлияло на новичков. А их оценка как раз очень любопытна, так как они смотрят на прошедшее мероприятие свежим взглядом.
Очень важная часть мероприятия — финальное благодарственное письмо, о котором нередко почему-то забывают. Человеку приятно, когда о нем помнят и после того, как он заплатил деньги (или сделал свою работу).
Докладчикам нужно написать «спасибо, что выступили»; участникам — «спасибо, что приняли участие»; партнерам — «спасибо, что поддержали».
Для этого вам понадобятся типовые письма. Однако постарайтесь сделать их не под копирку, а действительно с душой и теплотой. Это сразу почувствуется.
Особое место среди тех, кому вы должны разослать письма, занимают подрядчики. Вы платите им деньги, для них именно вы — Клиент, и, по большому счету, они должны благодарить вас за то, что вы сделали у них заказ. И тем не менее. В этих компаниях тоже работают люди, и им тоже будет приятно услышать несколько теплых слов о своей работе. Относитесь к своим подрядчикам так же, как к Клиентам, так же любите их. И вы всегда будете получать лучший сервис. Кроме того, в благодарственном письме вы можете мягко отметить некоторые ошибки, указав, что нужно будет исправить в будущем.
Вот и все. Мероприятие закончено…
Автор: Александр Шумович
Книга: Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Издательство: Манн, Иванов и Фербер
Комментарии:
Станьте первым кто оставил комментарий к этому материалу.