Ивентопедия

Статьи по теме

Правила эффективной презентации: 30 минут, которые способны изменить ваш бизнес

1882

Презентация: 30 минут, которые способны изменить ваш бизнес

By Серж Корж, управляющий партнер студии остросюжетных докладов «Блокбастер»

Любую информацию можно донести рационально и эмоционально. Чтобы все идеи и планы четко и прочно укрепились в голове каждого сотрудника, очень важно не просто представить сухие факты (набор цифр, графиков и таблиц), но максимально визуализировать их, дать возможность участникам мероприятия в прямом смысле «прожить» их, пропустить через себя. За лучшим разъяснением этой непростой и действительно «больной» для нашей страны темы визуализации задач, то есть презентации, я пришел к своему давнему знакомому, основателю и бессменному руководителю Студии остросюжетных докладов «Блокбастер» Сержу Корженевичу. Уже больше пяти лет он со своей командой покоряет корпоративный мир столицы, создавая самые запоминающиеся, выразительные и яркие презентации для многочисленных клиентов, представителей крупных международных и оте чественных компаний. Все мысли, представленные ниже в этом разделе, — это мысли и выводы гуру бизнес-презентаций в моем скромном пересказе.

«Есть только одна вещь, которая хуже, чем присутствие на скучной презентации, — это присутствовать на скучной презентации и не знать, когда она закончится».

Это слова знаменитого «евангелиста» компании Apple, а ныне руководителя крупной венчурной корпорации Гая Кавасаки, человека, который знал толк в «выступлениях со смыслом» и силе эффективной презентации. Уверен, каждый из вас хотя бы раз в жизни был на скучной презентации. А скорее всего даже не один раз. Если во всем цивилизованном мире все больше проявляется тенденция придания невероятной значимости презентациям или, лучше сказать, выступлениям руководства на официальных мероприятиях, то у нас, к сожалению, эта тема пока находится в зародыше. Нам стоит невероятных трудов убедить своих клиентов переделать нагромождения десятков графиков на каждом слайде их творения в PowerPoint во что-то хотя бы читабельное, не говоря уже о производящем впечатление и запоминающемся. Посмотрите на выступления топов ведущих мировых компаний. Будь то презентация нового продукта, новой стратегии или подведение итогов финансового года. Все чаще их доклады походят на настоящее шоу, становятся все более захватывающими и собирают миллионы «лайков» на канале компании в YouTube. Вряд ли кому-то было бы интересно смотреть выступление одного из руководителей Microsoft перед разработчиками программного обеспечения, если бы этим руководителем был не Стив Балмер, давший фору любой суперпопулярной рок-звезде по своей энергетике и силе. На момент написания книги у видео с его выступлением было больше 4,5 млн просмотров. Он сумел зажечь не только слушателей в зале, но и людей, которые вообще не имеют никакого отношения к теме его выступления.

Мы с командой подготовили огромное количество презентаций для самых разных компаний, для самых разных аудиторий. И под «презентацией», я понимаю не энное количество слайдов, которые вы показываете на экране, а именно визуальное представление своей идеи, задач или нового продукта. Из всех работ мне особенно запомнилась одна из презентаций для нашего постоянного клиента — крупной российской компании.

В вашей компании есть отдел корпоративных отношений? Аббревиатуры PR, GR или IC кажутся вам знакомыми и понятными? Сколько раз вы или ваши сотрудники задавались вопросом относительно занятости этого загадочного отдела? Чем они занимаются? Заказывают визитки, разъезжают по заграницам с журналистами или встречаются с агентствами в ресторанах? В любом случае это явно какое-то не самое полезное и жизненно важное для бизнеса занятие. Такие предубеждения бытуют во многих крупных компаниях, не стал исключением и наш клиент.

Пример из жизни. «Все встанет на свои места»

Задача от клиента

Рассказать сотрудникам компании, что такое PR-отдел и чем же он на самом деле занимается. Сотрудники уже имели свое устоявшееся мнение по этому поводу, и нам предстояло переубедить их и побороть довольно устойчивые предубеждения. Если утрировать, то нужно объяснить, что отдел PR занимается НЕ изготовлением визиток, а коммуникациями с внутренним и внешним миром. И сделать все это предстояло креативно и необычно.

Решение

Мы сравнили ситуацию с идеей невесомости, поскольку было ощущение «подвешенного» состояния отдела в умах сотрудников компании, неясности его места и роли. Невесомость — это хаос, абстракция, беспорядок. На секундочку представьте себе, что вам пришлось работать в офисе, который находится в состоянии невесомости. «Плавающие» документы, «летающие» канцелярские принадлежности, отсутствие мебели и т. д. Ваша задача — сделать так, чтобы все встало на свои места.

Чтобы вызвать неподдельный интерес и создать настоящую интригу, мы детально продумали такой предварительный этап презентации, как вовлечение. За несколько недель до презентации, которую было решено проводить в офисе, сотрудники получили пригласительные со стерео-варио эффектом, на которых под одним углом в офисе все «летает», а под другим все находится на своих местах (как на старых добрых «переливашках»). И «тизерная» подпись: «17 сентября все встанет на свои места». Потом запустили видео-тизер в корпоративном интранете, нарисовали сотрудников PR-отдела в стиле сериала «Симпсоны», сделали жутковатый ролик о том, что сила притяжения обнулилась, и пора все расставить по местам.

Как это было

За час до начала презентации мы запустили на экране обратный отсчет: «Все встанет на свои места через…» Постепенно собирались люди, разглядывали висящие в воздухе степлеры, кресла и системные блоки (все они были подвешены на тонких бесцветных лесках). Поехали! Все началось с интерактивного голосования на тему: «Чем занимается отдел PR?». Победил ответ «Заказывает визитки». Мы ожидали этого и были готовы развеять заблуждения, для чего и создали пять мультфильмов о мифах об отделе PR. Уже всем знакомые сотрудники в образах Симпсонов иллюстрировали те самые мифы. Мы запускали мультфильм при передаче слова, чем давали аудитории немного отдохнуть от слушанья. Все слайды были «в космосе» с «плавающими» в невесомости объектами, которые по ходу презентации становились на свои места. И так слайд за слайдом, мультфильм за мультфильмом мы объяснили, чем на самом деле занимается загадочный отдел и какую важную роль в жизнеобеспечении бизнеса он играет.

Некоторое время после начала презентации все возможные места в огромном офисе, откуда хоть что-нибудь было видно или слышно, были заняты: народ стоял в проходах и на всех балконах атриума. Мифсоны (мифы + Симпсоны) стали корпоративным хитом благодаря тому, что люди не побоялись простоты и самоиронии. И главное, никакого стандартного кейтеринга, раз невесомость, то и еда в тюбиках! Возможно, кто-то ушел голодный, но зато крайне заряженный позитивными эмоциями. Мы запомнились. Мы решили задачу. Мы изменили отношение к отделу. Визитки стали анекдотом, а не реалиями. Людям было искренне интересно, эта презентация полностью завладела их вниманием, завоевала их сердца.

Вообще, на эту тему можно писать очень долго и много, но, чтобы сэкономить время, я хочу просто поделиться самыми основными, на мой взгляд, критериями, которые помогут сделать ваше выступление таким, чтобы его смотрели на одном дыхании.

К презентации надо готовиться

Я знаю, вы заняты, вы невероятно заняты, у вас огромное количество срочных вопросов по бизнесу, которые надо решить. Я говорю сейчас без сарказма, я прекрасно понимаю, что так и есть. Но разве коммуникация задач бизнеса вашим сотрудникам в такой форме, чтобы они их не только поняли, но и приняли и захотели во что бы то ни стало эти задачи выполнить, это не цель № 1? Вы просто обязаны готовиться к выступлению перед своими людьми. Небезызвестный всем Стив Джобс, признанный одним из лучших мастеров презентации в мире, к каждой презентации готовился не меньше трех (!) месяцев. Он участвовал в процессе подготовки слайдов, писал сопроводительный текст, регулировал направление луча проектора на сцену, обдумывал и менял свое положение относительно экрана и т. д. Я, конечно, не пропагандирую такую дотошность, но вы точно должны хотя бы несколько раз отрепетировать свое выступление перед мероприятием. А лучше всего записать себя на видеокамеру и изучить запись, чтобы увидеть и понять, где расставить акценты и какие места требуют корректировки.

Проявите свое лидерство

Личность спикера значит очень много. Если вы сами не сможете зажечь аудиторию, то никакими суперкреативными слайдами тут не поможешь. Вы руководите целым бизнесом, прошли огромный путь, имеете невероятный опыт и квалификацию, управляете таким количеством людей, так проявите себя! Пусть это будет настоящий «звездный час»! Вложите все силы, всю энергию, всю харизму, которой обладаете, в эти 30 минут, и результат превзойдет все ваши ожидания.

Долой слайды! Правила оформления презентации

Если есть возможность не использовать слайды, не используйте их. Расскажите и покажите ваши мысли, а не ждите, пока слушатели прочитают три абзаца, «влепленных» в один слайд. Популярная круговая диаграмма, которую так любят использовать для демонстрации, например, доли рынка, берет свое название от английского слова pie (пирог). Так вынесите реальный большой пирог и разрежьте его на части прямо во время презентации, покажите, какой кусок этого пирога — ваша заслуга, а какие кусочки еще предстоит получить. Дайте возможность вашим коллегам «съесть» своих конкурентов.

Краткость — сестра таланта

Каждый слайд вашей презентации должен быть максимально прост и лаконичен. Способ проверки «понятности» слайда очень простой. Информация должна быть представлена так, чтобы в случае форс-мажора (например, технического сбоя в работе проектора) вы могли легко изобразить ее, используя подручные средства, например флипчарт и маркер.

Разряжайте обстановку

Давайте вашим слушателям возможность передохнуть и зарядиться энергией. Разбавляйте бизнес- информацию легкими шутками, интересными аналогиями, историями из жизни.

Интерактив с залом обязателен

Интерактивом не считается фраза в начале выступления «Поднимите руку те, кто был на моей прошлой презентации». Одним из лучших способов вовлечения аудитории является онлайн-голосование с вариантами ответов и просьбой оценить тот или иной факт в начале выступления и в его конце, а потом сравнить результаты. Кстати, этот прием может также стать лакмусовой бумагой вашего выступления, которая поможет вам понять, насколько глубоко запала в умы (и в идеале в сердца) слушателей презентуемая вами информация, и дошла ли она до них вообще.

Используйте видеоконтент в презентации

Я не имею в виду нарезки из известных кинофильмов, которые становятся референсами к той или иной транслируемой идее. Я говорю о видеопредставлении реальных бизнес-задач. Нет ни одной бизнес-презентации, которая не может быть представлена в формате бизнес-видеотрейлера, то есть динамичном, захватывающем ролике длительностью не более 2,5 минуты. Мы проверяли. Кстати, видеопрезентации — отличная замена живого выступления лидера, который по разным объективным причинам не ощущает в себе потенциал гениального оратора

Не бойтесь креатива

В современном постоянно меняющемся и несущемся вперед мире очень сложно кого-то чем-то удивить. Нельзя «перекреативить». Если какая-то идея кажется вам слишком креативной, хватайтесь за нее, и успех вашего выступления обеспечен. Люди его запомнят.

Несите личную ответственность

Не перепоручайте создание презентации для вашего выступления ассистенту или другому сотруднику. Убийственна ситуация, когда спикер перед началом выступления, видя первый слайд презентации, спрашивает у модератора: «Это наша презентация?», а потом начинает просто зачитывать каждый слайд.

Не сбавляйте темп

Держите аудиторию в напряжении с первой минуты своего выступления до последней секунды показа последнего слайда. Привлекайте помощников, если не до конца уверены в своем ораторском мастерстве. Профессиональный актер или ведущий сможет ненавязчиво и «в тему» оттенить ваш кажущийся суховатым доклад.

Делайте шоу

Повторюсь. Зайдите на YouTube и посмотрите видео ежегодных бизнес-конференций корпораций Microsoft, Google, Yahoo, на которых равняются все остальные и которые демонстрируют, какое место отводится сотрудникам в компании. Все выступления высшего руководства этих корпораций — это продуманные, безукоризненно поставленные шоу, которые завоевывают сердца каждого слушателя в зале.

В завершение хочется сказать, что ваша презентация, особенно презентация бизнес-целей на год или новой стратегии компании — это те 30 минут, которые по сути определят успех или неудачу всей кампании. Поймите это, примите это и уделите должное внимание самому важному — расскажите о планах на завтра вашим сотрудникам так, чтобы они искренне захотели воплотить их в жизнь уже сегодня!

Помимо формулировки самих целей и их визуализации, не менее важны обстановка и формат, в котором они будут представлены. Я имею в виду формат бизнес-мероприятия, который является одним из самых распространенных, но при этом, с точки зрения организации, одним из самых сложных.

 


Авторы: Михаил Воронин и Надежда Макова

Фрагмент книги: Winning the hearts.  Достучаться до сердец сотрудников

Издательство: Альпина Паблишер

http://www. alpinabook. ru/

Оставить комментарий

Комментарии:

Станьте первым кто оставил комментарий к этому материалу.