Ивентопедия

Статьи по теме

Регистрационный стол на конференции

2330

Регистрационный стол на конференции

Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А—Д, Е—З… Э—Я). Участники быстрее найдут, где искать свою фамилию.

Таблички в президиум

Напечатайте их заранее, но имейте с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется срочно допечатывать.

Сделайте таблички двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, сидящей в зале, но и к докладчикам: они увидят, что о них вы заботитесь не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. Если они не знакомы между собой, таблички помогут им проще познакомиться.

Ознакомьте регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом:

— Регистрационный стол — святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок.

— За столом никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя пить кофе, курить.

— На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т.п.

— Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке.

— Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать.

— Работники компании никогда не должны стоять перед столом регистрации, чтобы не мешать Клиентам. Мы стоим только за столом.

— Специальная ткань или скатерть должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума.

Что входит в понятие «регистрация участников»?

— Выдача персонального бэджа.

— Предоставление всех необходимых материалов (например, папки участника, других раздаточных материалов).

— Предоставление оборудования для перевода.

— Ответы на организационные и технические вопросы.

Проверьте, как ваши регистраторы и весь прочий персонал ориентируются на местности, где проходит мероприятие. Могут ли они ответить, где находится туалет, места для курения, будет ли предоставлено оборудование для синхронного перевода и так далее.

Необходимо вести список пришедших участников, ведь (особенно если у вас были разосланы именные приглашения, а не безличные флаеры или билеты) может случиться так, что к вам на мероприятие пришли не только те, кто зарегистрировался. Поэтому, чтобы потом не было путаницы, необходимо вести учет. Если кто-то заменил кого-то из участников, то и в списке поменяйте фамилию. В регистрационном списке отмечаются те, кто пришел, и те, кто не пришел на мероприятие. Те, кто проявил свою заинтересованность в мероприятии, но не мог прийти — очевидные потенциальные Клиенты будущих мероприятий.

Благодаря такой базе после мероприятия вы сможете послать тем, кто пришел на мероприятие, письмо примерно следующего содержания: «Большое спасибо, что вы участвовали», а тем, кто не пришел: «Мне очень жаль, что вы не участвовали, но тем не менее мы надеемся, что вам было бы интересно узнать, что у нас происходило. А происходило у нас следующее…»

Почему обычно возникает толпа? Регистратор не справился с задачей зарегистрировать человека за 30 секунд, потому что у него возникла какая-то проблема. Например, участника нет в списке, или он есть в списке, но его фамилия написана с ошибкой и ему важно эту ошибку исправить, или он не заплатил, хотя был должен, или у него есть какой-то важный и не очень простой вопрос, который он начинает выяснять с регистратором, или еще что-то.

Пока человек пытается разрешить свою проблему, может возникнуть пробка, все остальные участники будут вынуждены ждать, пока все прояснится.

Для этого придумали стол решения проблем (СРП). Если на регистрации могут стоять временные работники, то за СРП должны находиться люди из вашей компании, причем очень профессиональные, с правами и полномочиями. Люди, которые понимают, что надо делать, когда что-то случилось. И как только не срабатывает сценарий у регистратора, тот автоматически отправляет людей на СРП. Поскольку тут решаются только сложные вопросы, то очереди не возникает (или она будет очень маленькая, из двух-трех человек).

Попробуйте. Вы увидите, насколько это эффективно.

СРП должен стоять отдельно от стола регистрации, желательно не в ряд, чтобы он не выглядел как обычный регистрационный стол. Это скорее похоже на военно-полевую операционную на колесах.

Стол решения проблем не обязательно должен быть именно столом. Это может быть и просто отдельно стоящий в стороне компетентный сотрудник вашей компании. Эдакий специалист по решению проблем — trouble-shooter.

 


Автор: Александр Шумович

Книга: Великолепные мероприятия.  Технологии и практика event management.

Издательство: Манн, Иванов и Фербер

http://www.mann-ivanov-ferber.ru/

Оставить комментарий

Комментарии:

Станьте первым кто оставил комментарий к этому материалу.